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怎样才是办公室正确的电话应对礼仪?
发表时间:2010/2/10 10:16:48 点击:4008  [字号: ]

問題1「上司が外出時」の上司宛ての電話応対 
   あなたの職場の上司が「ちょっと昼ご飯行ってくるよ」と外出している最中に、上司宛てに電話がかかってきました。さて、この場合どう応対すればいい? 
   1)すみません只今、昼食中なのですが~ 
   2)すみません只今、外出しているのですが~ 
   3)すみません只今、席を外しているのですが~ 
答え:長時間の外出でない場合は、わざわざ相手に外出理由を伝える必要はありません。ただ、上司が相手に電話をかける約束をしていた可能性も考えられるので、その場合(2)では相手に失礼です。ですので正解は(3)になります。 

问题1「上司外出时」的打给上司的电话的应对 
   你的上司「去吃午饭」的时候,你接到了打给上司的电话。那么这种场合怎样对应才好呢? 
   1)对不起,现在他去吃午饭了~ 
   2)对不起,他现在外出了~ 
   3)对不起,他现在不在座位上~ 
回答: 
      不是长时间外出的情况,没有必要特意告诉对方外出的理由。但是,考虑到上司约好给对方打电话的可能性,这种情况下,2)对于对方是很失礼的。因此,3)是正确的回答。 

問題2「名乗らない相手」に対する電話応対
   職場に「店長はいますか?」と言うだけで、名乗らない方から電話がかかってきました。しかし相手の名前も確認せず電話を回すのは良くありません。さて、この場合どう応対すればいい?  
   1)失礼ですが、どちら様でしょうか? 
   2)お名前をお聞きしてもいいでしょうか? 
   3)恐れ入りますが、お名前を頂いてもよろしいでしょうか?
答え:相手が誰であろうと「どちら様?」と聞くのは失礼です。また、(2)は悪くはないですが上司を訪ねている人に対しては言葉遣いがすこし不十分です。ですので、敬語の使い方が最良の(3)が正解です。 

问题2「不自报姓名者」的电话对应
      工作时有人打来电话只说「店长在吗?」,却不自报姓名。但是,如果不确认对方的姓名而转电话是不好的。那么,这种场合怎样对应才好呢? 
   1)非常失礼,请问您是哪位? 
   2)能不能问一下您的姓名呢? 
   3)不好意思,能不能告诉我您的姓名呢? 
回答: 
      在不知道对方是谁的情况下问「您是哪位?」是失礼的。然后,(2)并不错,但是对于访问上司的人来说这样说是不太充分的 。因此,使用了敬语的的(3)是正确的回答。 

問題3「相手の声が聞こえにくい」時の電話応対
   先方から電話が掛かってきたのですが、どうやら外からの電話で雑音がひどくかなり声が聞き取りにくい状態です。さて、この場合はどう応対すればいい? 
   1)お電話が遠いようですので、もう一度お願いします 
   2)すみませんが、もう一度お願いします 
   3)少しお声が遠いようなのですが…
答え:(3)のように音の乱れを相手のせいにする言い方は良くありません。また、(2)では相手に声が遠いという事が伝わりません。ですので電話が遠いことをキチンと伝えている(1)が正解になります。 

问题3「对方声音很难听清」时的电话对应
      对方打来了电话,但是却感觉像是在外面打电话有很严重的杂音,很难听清楚。那么这种场合应该怎样对应才好呢? 
   1)您的电话好像有些听不清楚,麻烦您再打一次吧。 
   2)对不起,麻烦您再打一次吧。 
   3)声音似乎有点听不清楚啊... 
回答: 
      像(3)这样把声音的杂乱归咎在对方身上的说法是不好的。其次,(2)没有传达声音听不清楚的情况。因此准确传达声音听不清楚的(1)是正确的回答。 

問題4「電話を掛けたが相手が不在」の時の電話応対
   仕事関係の人に、少し無理なお願い事をしようと電話をしたところ「今、外出しているのですが」とのこと…。さて、この場合どう応対すればいい? 
   1)それでは後ほど、こちらから改めます 
   2)わかりました。また掛け直します 
   3)すみませんが、戻られたらお電話頂けますでしょうか
答え:(3)のように、お願い事をする相手に掛け直させる事は大変失礼です。また(2)では、こちらからの無理なお願いの件という事が伝わりにくいです。あくまでも低姿勢である(1)が正解です。 

问题4「打电话,但是对方不在」时的电话应对
      打电话拜托有工作关系的人一些事情,但是「现在,他外出了」...。那么,这种场合应该如何对应才好呢? 
   1)那么过一会,我再电话给他吧。 
   2)知道了。我会再打电话来的。 
   3)对不起,能不能让他回来后给我回电话呢? 
回答: 
      像(3)这样,让将要拜托的对方打电话给自己是相当失礼的。其次(2),很难传达我这里有事要拜托的情况。最后以低姿态表达的(1)才是最正确的。 

問題5「他の電話に出ている同僚への電話」に対する電話応対
   同僚のA宛てに電話が掛かってきましたが、Aが他の電話に出てしまっていて取り次ぐことが出来ません。さて、この場合どう応対すればいい? 
   1)Aは他の電話に出ています 
   2)只今電話中です。すみません 
   3)只今、別の電話に出ておりまして 
答え:(1)は自分の親しい相手ならともかく、大事なお客さん等に対しては失礼です。(2)は悪くはないのですが、少し丁寧さに欠けます。ですので(3)が正解です。 

问题5「打给正在接听其他电话的同事的电话」的电话应对
      接到打给同事A的电话,但是A正在接听其他的电话因此不能转给他。那么这种场合应该如何对应才好呢? 
   1)A正在接听其他的电话。 
   2)现在他正在打电话。对不起。 
   3)现在,他正在接听其他的电话
回答: 
      (1)如果是针对自己熟悉的对象还不要紧,但是对于重要的客人等就很失礼了。(2)不错,但是稍微欠缺礼貌。因此(3)是正确的。  

問題6「接客中に掛かってきた電話」に対する電話応対
   大切な接客中に電話が鳴りました。本来接客中は電話に出るべきではないですが電話の周りには自分しかいません。電話を取るとしても接客しているお客様に不快な思いをさせては大変です。さて、この場合どう応対すればいい? 
   1)申し訳ありません。スグに掛け直します 
   2)すみませんが、後で掛け直してもいいですか? 
   3)すみません、只今接客中ですので後ほど掛け直します
答え:(1)の「スグに掛け直す」では接客中のお客様を急かす感じがします。また(2)では、相手が「後では都合が悪い」となるとその場で用件を聞かなくてはならなくなります。折り返す理由を明確に伝え、簡略で丁寧な言葉遣いの(3)が正解です。 

问题6「接待客人途中接到电话」的电话对应 
      正在接待重要客人的时候电话响了。本来在接待客人时就不应该接听电话,但是周围除了自己没有其他人。即使接了电话也可能使正在接待的客人感觉不快。那么这样的情况,应该如何对应呢?
   1)对不起,很快给您回电话。 
   2)对不起,过一会给您打过去可以吗? 
   3)对不起,现在正在接待客人,过一会再回电话给您。
回答: 
      (1)中的[很快给您回电话]会使接待中的客人感觉到急促。其次,(2)对方[过一会不方便]的话,就必须要询问你此时的事情。明确传达回电话的理由,语言简练礼貌的(3)是正确的回答。 

問題7「大切な仕事先との電話が終わった時」の電話応対
   大切な仕事関係の人との電話が終わりました。電話の切り方ですが相手に少しでも失礼な印象を与えては大変です。さて、この場合どう応対すればいい? 
   1)では、ごめんください 
   2)失礼します 
   3)失礼いたします
答え:電話の切り方というのは、毎日繰り返すうちにおろそかになりがちです。まず(1)は言葉的には問題ないのですが最近はあまり使わない言葉なので相手が困惑しかねません。(2)では丁寧さが欠けています。ですので(3)が正解です。 

问题7「重要的工作对象的电话结束时」的电话对应 
      跟重要的工作关系的人的电话结束了。作为挂电话的方式,有可能会给对方留下失礼的印象。那么,这种情况,如何对应才好呢? 
   1)那么,再见。 
   2)失礼了。 
   3)我失礼了。
回答: 
      挂电话的方式,每天反复练习也会出错。首先(1)的语言没有问题,但是这种说法最近基本上不使用了,容易给对方造成困惑。(2)欠缺礼貌性。因此(3)是正确的回答。 

問題8「帰宅した同僚への電話」に対する電話応対 
   既に帰宅してしまった同僚A宛てに「すみません、Aさんはいますか?」という電話が掛かってきました。さて、この場合どう応対すればいい? 
   1)すみません、もう帰りました 
   2)本日は、失礼させて頂きました 
   3)本日は帰宅致しました 
答え:(1)は親しい相手ならともかく丁寧さが欠けます。あと(1)(3)共に言える事ですが「帰る」や「帰宅」という表現はビジネスシーンにはあまりふさわしくありません。ここは丁寧であり「失礼する」といった適切な言葉を使用している(2)が正解です。  

问题8「打给已经回家的同事的电话」的电话对应 
      打给已经回答回家的同事A的电话「对不起,A在吗?」。那么,这种情况下,应该如何应对呢? 
   1)对不起,他已经回去了。
   2)今天,非常失礼了。
   3)今天他已经回家了。
回答:
      (1)即使是对熟悉的对象也欠缺礼貌性。然后(1)和(3)都能够表达的事情,但是[回去了]和[回家了]这样的表达在职场上是不适当的。这里使用了礼貌的[失礼了]这样的适当的语言的(2)是正确的回答。  
 

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